Il file OST è un file di cartelle offline in MS Outlook rappresentato con estensione .ost. Ora gli utenti possono lavorare facilmente offline e il server sincronizza automaticamente le modifiche con Exchange Server alla successiva connessione. La possibilità di lavorare offline è utile negli ambienti in cui la rete è limitata o inaffidabile. Pertanto, la creazione del file ost consente agli utenti di lavorare anche in situazioni di inattività del server.
Mentre si lavora in modalità offline, Microsoft Outlook genera una copia esatta della cassetta postale dell'utente su Exchange Server denominata cartelle offline con estensione file OST. Un file, ovvero il file sopra menzionato, viene salvato localmente sul desktop denominato come file di cartelle offline. Lo scambio contiene la replica esatta delle cartelle dei singoli utenti. Qualsiasi tipo di modifica eseguita offline verrà automaticamente sincronizzato quando connesso a Exchange Server.
Utilizzando il comando di invio / ricezione, è possibile eseguire funzioni di invio o ricezione e copiare le modifiche apportate durante il lavoro offline. Durante questo processo, gli elementi eliminati definitivamente vengono rimossi anche dalla copia del server di Exchange.
I file OST possono essere ottenuti dal percorso del profilo predefinito di Outlook:
C: \ Documents and Settings \ Administrator \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook